Cyfrowa czy papierowa? Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca sam wybierze formę przechowywania dokumentacji pracowniczej. Będzie też mógł w dowolnym momencie podjąć decyzję o zmianie nośnika.
Zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy, która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2019 r., pracodawcy będą mogli samodzielnie wybierać, jaka forma przechowywania dokumentacji pracowniczej jest dla nich najdogodniejsza. Choć digitalizacja nie obejmie wszystkich dokumentów na przykład umowa o pracę nadal będzie spisywana na papierze), to w firmach o większej liczbie pracowników znacznie ułatwi to organizację.
Jak będzie to wyglądać w praktyce? Od nowego roku właściciele firm zdecydują, czy chcą zostać przy formie papierowej czy przechodzą na wersję elektroniczną dokumentów. Pracodawca, który wybierze cyfryzację, będzie musiał sporządzić skan każdego dokumentu i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem (swoim lub osoby upoważnionej przez niego) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, które potwierdzą zgodność dokumentu elektronicznego z papierowym oryginałem. W przypadku przejścia na dokumentację papierową procedura jest odwrotna. Dokumenty należy wydrukować i na każdym z nich potwierdzić podpisem zgodność z papierowym oryginałem.
O każdej zmianie w sposobie przechowywania dokumentów pracodawca będzie musiał powiadomić aktualnych, a także byłych pracowników. Pracownicy lub ich bliscy (gdy pracownik zmarł), będą mieli 30 dni na odebranie swoich dokumentów zapisanych w poprzedniej formie. Natomiast odchodzący pracownik musi również otrzymać informację o tym, że jego dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat, a po upływie tego terminu może ją odebrać w ciągu 30 dni. Nieodebrana dokumentacja będzie zniszczona.
(Zdjęcie: Pixabay)
